Agentic
Hoeveel dagen zitten er bij jou tussen het moment dat het werk klaar is en het moment dat de factuur de deur uit gaat? Niet tussen factuur en betaling. Tussen oplevering en factuur.
Hoeveel dagen zitten er bij jou tussen de handtekening onder het orderformulier en de eerste factuur? Niet tussen factuur en betaling. Tussen closed-won en factuur.
Hoeveel dagen zitten er bij jou tussen de lossing en de factuur? Niet tussen factuur en betaling. Tussen het moment dat de trailer leeg is bij de ontvanger en het moment dat de verlader jouw rekening krijgt.
Hoeveel dagen zitten er bij jou tussen de geaccepteerde sprintdemo en de factuur voor die milestone? Niet tussen factuur en betaling. Tussen akkoord van de klant en factuur.
Hoeveel dagen zitten er bij jou tussen de handtekening onder de FAT in je eigen hal en de termijnfactuur die daarbij hoort? Niet tussen factuur en betaling. Tussen geslaagde test en factuur.
Het tweede getal staat in je rapportage. Het eerste staat nergens, en dat is precies waarom het groeit.
Je DSO staat in je board deck. Het gat vóór de factuur staat nergens, dus groeit het met elke AE die je aanneemt.
Je DSO staat in elke maandrapportage. De dagen tussen lossing en factuur staan nergens, en dus groeien ze stil mee.
Je DSO staat in de maandrapportage. Het onderhanden werk na acceptatie staat nergens, en daarom groeit het.
Je DSO staat in de maandrapportage. De dagen vóór de termijnfactuur staan in geen enkel ERP-rapport, en daarom groeien ze.
30 min · senior consultant · geen slide deck
Plan, creëer en laat na: ondernemingswaarde.
Een agent die factureert en debiteuren opvolgt is een automatisch proces: cash die sneller binnenkomt, in een systeem dat overdraagbaar is.
Perfect uitgewerkte, geplande systemen.
Stap voor stap met AI tactisch software genereren.
Een systeem met geautomatiseerde processen is overdraagbaar. Als vermogensbestanddeel inzetten.
Een gerichte verhoging van de ondernemingswaarde.
Daarmee is de helft van je cash-conversie onzichtbaar geworden voor het enige instrument dat je erop hebt.
De oplevering leeft in het ERP of de projectadministratie. De factuur leeft in het boekhoudpakket. Tussen die twee zit geen systeem, maar een persoon die er niet voor betaald wordt.
De deal leeft in HubSpot of Salesforce. De factuur leeft in Chargebee, Stripe of Exact. Daartussen zit geen koppeling, alleen een finance-medewerker die getekende deals overtypt naast de maandafsluiting.
De rit leeft in je TMS. De factuur leeft in het boekhoudpakket. Daartussen zit geen koppeling, maar een planner met een stapel CMR's die er na zijn dienst nog even doorheen gaat.
De uren staan in Jira en de urenregistratie. De factuur ontstaat in het boekhoudpakket. Daartussen zit geen koppeling, maar een projectmanager die vrijdagmiddag exports naast elkaar legt.
Het meerwerk tijdens de inbedrijfstelling leeft in het ERP als uren op het ordernummer. De factuur leeft in het boekhoudpakket. Daartussen zit de Excel van de projectleider, en factureren is niet zijn taak.
De projectleider staat al bij de volgende klant. Finance wacht op de urenregel, het opleverdocument of de getekende bon. Niemand merkt dat een opgeleverde order deze maand niet is gefactureerd, want er gaat geen alarm af bij iets dat niet gebeurt.
De AE viert de upsell van 40 naar 65 seats al in Slack en jaagt op de volgende deal. Finance wacht op het getekende amendment en de juiste startdatum. Niemand ziet dat die extra seats deze maand niet zijn gefactureerd, want een factuur die niet bestaat geeft geen melding.
De chauffeur rijdt al naar Duisburg voor de volgende lading. Finance wacht op de afgetekende CMR en de registratie van drie wachturen bij het distributiecentrum. Niemand merkt dat die wachturen nooit gefactureerd worden, want er gaat geen alarm af bij iets dat niet gebeurt.
De projectmanager zit al in de kick-off van het volgende traject. Finance wacht op de getekende acceptatie van de productowner bij de klant. Niemand merkt dat veertig uur meerwerk uit een changerequest deze maand niet is gefactureerd, want er gaat geen alarm af bij iets dat niet gebeurt.
Je servicemonteur rijdt al naar de volgende storing bij Stuttgart. De getekende werkbon met zijn reisuren en het vervangen lager ligt nog in zijn bus. Finance ziet niets, want een servicebezoek dat niet gefactureerd wordt, laat geen spoor na in de maandcijfers.
365Deel je jaaromzet door 365. De noemer is 365 kalenderdagen, niet werkdagen, en dat blijft de noemer in de hele som.
Bij een jaaromzet van vier miljoen euro is dat ongeveer 10.960 euro omzet per dag. Ligt er gemiddeld negen dagen tussen oplevering en factuur, dan is negen maal 10.960 ongeveer 98.600 euro die permanent bij je klanten staat in plaats van bij jou. Dat bedrag schuift alleen mee.
Bij 6 miljoen euro ARR factureer je gemiddeld zo'n 16.440 euro per dag. Zitten er twaalf dagen tussen closed-won of verlenging en factuur, dan staat twaalf maal 16.440, ongeveer 197.000 euro, permanent bij je klanten. Bij een burn van 250.000 euro per maand is dat ruim drie weken runway die alleen meeschuift.
Een vervoerder met veertig trekkers en zes miljoen euro jaaromzet boekt ongeveer 16.440 euro vracht per dag. Zitten er gemiddeld twaalf dagen tussen lossing en factuur, dan staat twaalf maal 16.440, ongeveer 197.000 euro, permanent bij je verladers in plaats van op je rekening. Dat bedrag schuift alleen mee.
Een bureau met 60 mensen en zes miljoen euro jaaromzet schrijft ongeveer 16.440 euro per dag. Ligt er gemiddeld twaalf dagen tussen acceptatie en factuur, dan staat twaalf maal 16.440, zo'n 197.000 euro, permanent bij je klanten. Dat bedrag schuift alleen mee met je groei.
Bij een jaaromzet van 24 miljoen euro is dat ongeveer 65.750 euro per dag. Zitten er gemiddeld vijftien dagen tussen geslaagde acceptatie en termijnfactuur, dan is vijftien maal 65.750 ongeveer 986.000 euro die permanent bij je klanten staat. Dat bedrag financier jij voor, maand na maand.
Werkkapitaal dat vaststaat, is werkkapitaal dat je niet in voorraad, in een engineer of in een marktopening steekt. En het patroon persisteert omdat het niemands functieomschrijving is. Grote klanten rekken hun betaaltermijn eenzijdig op, en je ontdekt dat pas bij de afletterronde, weken later.
Dat geld steek je niet in een extra AE, in je launch in Duitsland of in een langere aanloop naar je Series B. Het patroon blijft, omdat het precies tussen RevOps en finance in valt. Enterprise-klanten schuiven via hun inkoopvoorwaarden stilletjes van 30 naar 60 dagen, en dat zie je pas bij de maandafsluiting, weken later.
Geld dat bij verladers vaststaat, steek je niet in de aanbetaling van een nieuwe trekker of in de werving van twee chauffeurs. Het patroon blijft, want het staat in niemands functieomschrijving. En het DC van een grote retailer schuift zijn betaaltermijn eenzijdig van dertig naar zestig dagen. Dat zie je pas bij het afletteren, weken later.
Werkkapitaal dat vaststaat, is werkkapitaal dat je niet in een extra senior developer of in een scherpe vaste-prijsofferte steekt. Het patroon blijft, omdat het in niemands rol staat. En juist je grootste account verschuift via zijn inkoopafdeling de betaaltermijn naar zestig dagen. Dat zie je pas bij het afletteren, weken later.
Dat geld kun je niet steken in de aanbetaling op een servomotor met zes maanden levertijd, of in een tweede engineer voor het volgende project. Niemand heeft dit in zijn functieomschrijving, dus het blijft. En als de inkoop van een Duits concern de betaaltermijn stilletjes van dertig naar negentig dagen schuift, zie je dat pas bij het afletteren, weken later.
Het rekenvoorbeeld gebruikt fictieve invoergetallen om de methode te tonen. Onze inschatting, geen gemeten norm.
Perceive, hij leest afgeronde orders of projectmijlpalen uit het ERP of de projectadministratie, openstaande posten uit het boekhoudpakket en de bijschrijvingen op de bankafschriften.
Reason, hij bepaalt wat gefactureerd had moeten zijn, matcht bijschrijvingen tegen openstaande posten en isoleert wat niet klopt.
Act, hij zet conceptfacturen klaar, plant de herinneringsreeks op de contracttermijn en schrijft een afletterrapport met alleen de uitzonderingen erin.
Learn, jouw correcties komen terug in de regels, bijvoorbeeld dat een klant een PO-nummer op de factuur eist of dat een ander alleen via zijn eigen portaal accepteert.
Learn, jouw correcties komen terug in de regels, bijvoorbeeld dat een Duitse klant alleen een XRechnung accepteert of dat een enterprise-account elke seat-uitbreiding pas betaalt met een nieuw PO-nummer.
Learn, jouw correcties komen terug in de regels, bijvoorbeeld dat een verlader de CMR-scan bij elke factuurregel eist of dat een Duitse klant de Maut-toeslag alleen op een aparte regel accepteert.
Learn, jouw correcties komen terug in de regels, bijvoorbeeld dat een klant de uren per epic gespecificeerd wil zien of meerwerk alleen betaalt met de getekende changerequest als bijlage.
Learn, jouw correcties komen terug in de regels: een Duitse klant betaalt de slottermijn alleen met het getekende Abnahmeprotokoll erbij, een ander wil elke onderdelenfactuur via SAP Ariba.
Geld beweegt hier niet zonder handtekening. In de autonomieladder van Capgemini zit de voorbereiding op L3, semi-autonoom, meerdere stappen over meerdere systemen, met een mens die toezicht houdt en uitzonderingen afhandelt.
Het geldmoment zelf zakt terug naar L2. Verzenden van een factuur en afletteren van een post zijn Request-Approval, een mens tekent voor de batch. Creditnota, afboeking en het starten van een incassotraject zijn Mandatory Halt, daar komt de agent niet voorbij. Capgemini schatte in 2025 dat ongeveer 15 procent van de processen op L3 of hoger draait. Deze workflow hoort niet bij de uitzonderingen die daarboven zitten.
Het BTW-tarief en de behandeling van intracommunautaire levering, inclusief verlegging, bepaalt de agent nooit zelf. Hij past jouw vastgelegde regelset toe en stopt bij elke afwijking. En elke actie wordt gelogd met bron, redenering en tijdstempel, want dat logboek is je bewijs richting accountant en toezichthouder.
Je meet de nulmeting van je opleverfactuurgat over vijftig facturen. Je legt drie getallen vast, de acceptabele foutmarge op een conceptfactuur, het percentage concepten dat je goedkeurt zonder wijziging, en de drempel waaronder je terugvalt naar volledige handmatige controle. En je wijst een naam aan die tekent. Gartner verwacht dat meer dan 40 procent van de agentic-projecten voor 2027 sneuvelt op onduidelijke businesswaarde. Die drie getallen zijn je verzekering daartegen.
Capgemini, 2025. Gartner, 2025.
De eenheid is het contract, de klok is de maandelijkse facturatierun, en het instrument is de mutatielijst.
De eenheid is de rit of zending, de klok is dagelijks, en het instrument is de toeslagenregistratie.
De eenheid is de termijn in het project, de klok is de mijlpaal, en het instrument is het opleveringsprotocol.
Zonder die koop je een oplossing voor het luidste deel van het probleem.
Lees dit eerst, want de instructie hieronder raakt persoonsgegevens en financiële gegevens tegelijk. Doe dit in een zakelijk abonnement, nooit in een consumentenaccount, en sluit een verwerkersovereenkomst met je modelleverancier voordat je echte data plakt. Weet in welke regio de verwerking plaatsvindt. Anonimiseer voor je plakt, haal klantnamen, IBAN's, contactpersonen en adressen eruit, en vervang ze door Klant A, Klant B. Datums en bedragen zijn genoeg. Je AVG-verplichting valt hier samen met iets dat je al doet, de fiscale bewaarplicht van zeven jaar op je administratie. Die bewaarplicht geldt voor je boekhouding, niet voor een chatgeschiedenis bij een modelleverancier. Leg dus vast hoe lang deze uitwisseling bewaard blijft en wie hem mag inzien. En benoem nu al wie het gesprek stopt en overneemt als er een uitkomst uitrolt die je niet kunt verklaren.
Je bent mijn financieel analist. Ik plak hieronder 30 recente facturen als tabel met vier kolommen: opleverdatum, factuurdatum, vervaldatum, betaaldatum. Alle klantnamen zijn vervangen door Klant A tot Klant Z. Doe exact dit, in deze volgorde. 1. Bereken per factuur twee vertragingen: (a) oplevering naar factuur, in dagen, (b) vervaldatum naar betaling, in dagen. Toon de mediaan en het hoogste kwartiel van beide. 2. Vertel me welke van de twee het grootste deel van de totale doorlooptijd verklaart. Geef het percentage. 3. Groepeer per klant en noem de drie klanten met de hoogste som van (bedrag maal dagen te laat). Noem dat bedrag in euro-dagen. 4. Geef per bevinding aan of ze wijst op een intern proces of op klantgedrag. Onderbouw dat met de data, niet met een aanname. 5. Sluit af met de drie meetpunten die ik maandelijks moet volgen om te zien of dit verbetert. Maximaal een regel per meetpunt. Vraag geen aanvullende gegevens en verzin geen getallen. Als een datum ontbreekt, sluit die factuur uit en meld hoeveel je hebt uitgesloten.
Deze agent hoort niet overal. Onze vuistregel, geen gemeten norm, onder ongeveer vijftig facturen per maand haal je de bouwkost er niet uit en is een strakke afspraak in het team goedkoper. Hij hoort er ook niet als elke factuur onderhandeld wordt, want dan factureer je geen proces maar een relatie. Hij hoort er zeker niet als het opleveringsmoment nergens wordt vastgelegd, dan heeft de agent geen Perceive-stap en bouw je een machine op een gat. En als je klanten laat betalen omdat ze de kwaliteit betwisten, verergert een agent die keurig herinnert het conflict. Dat is geen debiteurenprobleem.
Plan een gesprek in en neem je laatste vijftig facturen mee.
Plan een gesprek met je laatste vijftig closed-won deals uit het CRM.
Plan een gesprek en neem je laatste vijftig ritten met CMR en factuur mee.
Plan een gesprek in en neem je urenexport van het laatste kwartaal mee.
Plan een gesprek en neem twintig SAT-protocollen met hun facturen mee.
30 min · senior consultant · geen slide deck