Agentic
Hoeveel dagen zitten er bij jou tussen het moment dat het werk klaar is en het moment dat de factuur de deur uit gaat? Niet tussen factuur en betaling. Tussen oplevering en factuur.
Het tweede getal staat in je rapportage. Het eerste staat nergens, en dat is precies waarom het groeit.
Ik wil de nulmeting van mijn factuurstroom30 min · senior consultant · geen slide deck
Daarmee is de helft van je cash-conversie onzichtbaar geworden voor het enige instrument dat je erop hebt.
De oplevering leeft in het ERP of de projectadministratie. De factuur leeft in het boekhoudpakket. Tussen die twee zit geen systeem, maar een persoon die er niet voor betaald wordt.
De projectleider staat al bij de volgende klant. Finance wacht op de urenregel, het opleverdocument of de getekende bon. Niemand merkt dat een opgeleverde order deze maand niet is gefactureerd, want er gaat geen alarm af bij iets dat niet gebeurt.
365Deel je jaaromzet door 365. De noemer is 365 kalenderdagen, niet werkdagen, en dat blijft de noemer in de hele som.
Bij een jaaromzet van vier miljoen euro is dat ongeveer 10.960 euro omzet per dag. Ligt er gemiddeld negen dagen tussen oplevering en factuur, dan is negen maal 10.960 ongeveer 98.600 euro die permanent bij je klanten staat in plaats van bij jou. Dat bedrag schuift alleen mee.
Werkkapitaal dat vaststaat, is werkkapitaal dat je niet in voorraad, in een engineer of in een marktopening steekt. En het patroon persisteert omdat het niemands functieomschrijving is. Grote klanten rekken hun betaaltermijn eenzijdig op, en je ontdekt dat pas bij de afletterronde, weken later.
Het rekenvoorbeeld gebruikt fictieve invoergetallen om de methode te tonen. Onze inschatting, geen gemeten norm.
Perceive, hij leest afgeronde orders of projectmijlpalen uit het ERP of de projectadministratie, openstaande posten uit het boekhoudpakket en de bijschrijvingen op de bankafschriften.
Reason, hij bepaalt wat gefactureerd had moeten zijn, matcht bijschrijvingen tegen openstaande posten en isoleert wat niet klopt.
Act, hij zet conceptfacturen klaar, plant de herinneringsreeks op de contracttermijn en schrijft een afletterrapport met alleen de uitzonderingen erin.
Learn, jouw correcties komen terug in de regels, bijvoorbeeld dat een klant een PO-nummer op de factuur eist of dat een ander alleen via zijn eigen portaal accepteert.
Geld beweegt hier niet zonder handtekening. In de autonomieladder van Capgemini zit de voorbereiding op L3, semi-autonoom, meerdere stappen over meerdere systemen, met een mens die toezicht houdt en uitzonderingen afhandelt.
Het geldmoment zelf zakt terug naar L2. Verzenden van een factuur en afletteren van een post zijn Request-Approval, een mens tekent voor de batch. Creditnota, afboeking en het starten van een incassotraject zijn Mandatory Halt, daar komt de agent niet voorbij. Capgemini schatte in 2025 dat ongeveer 15 procent van de processen op L3 of hoger draait. Deze workflow hoort niet bij de uitzonderingen die daarboven zitten.
Het BTW-tarief en de behandeling van intracommunautaire levering, inclusief verlegging, bepaalt de agent nooit zelf. Hij past jouw vastgelegde regelset toe en stopt bij elke afwijking. En elke actie wordt gelogd met bron, redenering en tijdstempel, want dat logboek is je bewijs richting accountant en toezichthouder.
Je meet de nulmeting van je opleverfactuurgat over vijftig facturen. Je legt drie getallen vast, de acceptabele foutmarge op een conceptfactuur, het percentage concepten dat je goedkeurt zonder wijziging, en de drempel waaronder je terugvalt naar volledige handmatige controle. En je wijst een naam aan die tekent. Gartner verwacht dat meer dan 40 procent van de agentic-projecten voor 2027 sneuvelt op onduidelijke businesswaarde. Die drie getallen zijn je verzekering daartegen.
Capgemini, 2025. Gartner, 2025.
De eenheid is het contract, de klok is de maandelijkse facturatierun, en het instrument is de mutatielijst.
De eenheid is de rit of zending, de klok is dagelijks, en het instrument is de toeslagenregistratie.
De eenheid is de termijn in het project, de klok is de mijlpaal, en het instrument is het opleveringsprotocol.
Zonder die koop je een oplossing voor het luidste deel van het probleem.
Lees dit eerst, want de instructie hieronder raakt persoonsgegevens en financiële gegevens tegelijk. Doe dit in een zakelijk abonnement, nooit in een consumentenaccount, en sluit een verwerkersovereenkomst met je modelleverancier voordat je echte data plakt. Weet in welke regio de verwerking plaatsvindt. Anonimiseer voor je plakt, haal klantnamen, IBAN's, contactpersonen en adressen eruit, en vervang ze door Klant A, Klant B. Datums en bedragen zijn genoeg. Je AVG-verplichting valt hier samen met iets dat je al doet, de fiscale bewaarplicht van zeven jaar op je administratie. Die bewaarplicht geldt voor je boekhouding, niet voor een chatgeschiedenis bij een modelleverancier. Leg dus vast hoe lang deze uitwisseling bewaard blijft en wie hem mag inzien. En benoem nu al wie het gesprek stopt en overneemt als er een uitkomst uitrolt die je niet kunt verklaren.
Je bent mijn financieel analist. Ik plak hieronder 30 recente facturen als tabel met vier kolommen: opleverdatum, factuurdatum, vervaldatum, betaaldatum. Alle klantnamen zijn vervangen door Klant A tot Klant Z. Doe exact dit, in deze volgorde. 1. Bereken per factuur twee vertragingen: (a) oplevering naar factuur, in dagen, (b) vervaldatum naar betaling, in dagen. Toon de mediaan en het hoogste kwartiel van beide. 2. Vertel me welke van de twee het grootste deel van de totale doorlooptijd verklaart. Geef het percentage. 3. Groepeer per klant en noem de drie klanten met de hoogste som van (bedrag maal dagen te laat). Noem dat bedrag in euro-dagen. 4. Geef per bevinding aan of ze wijst op een intern proces of op klantgedrag. Onderbouw dat met de data, niet met een aanname. 5. Sluit af met de drie meetpunten die ik maandelijks moet volgen om te zien of dit verbetert. Maximaal een regel per meetpunt. Vraag geen aanvullende gegevens en verzin geen getallen. Als een datum ontbreekt, sluit die factuur uit en meld hoeveel je hebt uitgesloten.
Deze agent hoort niet overal. Onze vuistregel, geen gemeten norm, onder ongeveer vijftig facturen per maand haal je de bouwkost er niet uit en is een strakke afspraak in het team goedkoper. Hij hoort er ook niet als elke factuur onderhandeld wordt, want dan factureer je geen proces maar een relatie. Hij hoort er zeker niet als het opleveringsmoment nergens wordt vastgelegd, dan heeft de agent geen Perceive-stap en bouw je een machine op een gat. En als je klanten laat betalen omdat ze de kwaliteit betwisten, verergert een agent die keurig herinnert het conflict. Dat is geen debiteurenprobleem.
Plan een gesprek in en neem je laatste vijftig facturen mee.
Ik wil de nulmeting van mijn factuurstroom30 min · senior consultant · geen slide deck