Agentic

Der Abrechnungs- und Inkassodienstleister – schnellerer Zahlungseingang

Wie viele Tage vergehen bei Ihnen zwischen dem Zeitpunkt, an dem die Arbeit fertig ist, und dem Zeitpunkt, an dem die Rechnung versandt wird? Nicht zwischen Rechnung und Zahlung, sondern zwischen Fertigstellung und Rechnungsstellung.

Wie viele Tage liegen bei Ihnen zwischen der Unterschrift auf dem Order Form und der ersten Rechnung? Nicht zwischen Rechnung und Zahlung. Zwischen Closed-won und Rechnung.

Wie viele Tage liegen bei Ihnen zwischen Entladung und Rechnung? Nicht zwischen Rechnung und Zahlung. Zwischen dem Moment, in dem der Trailer beim Empfänger leer ist, und dem Moment, in dem der Verlader Ihre Rechnung erhält.

Wie viele Tage liegen bei Ihnen zwischen der abgenommenen Sprint-Demo und der Rechnung für diesen Meilenstein? Nicht zwischen Rechnung und Zahlung. Zwischen Abnahme und Rechnung.

Wie viele Tage liegen bei Ihnen zwischen der Unterschrift unter die Werksabnahme in Ihrer Halle und der zugehörigen Abschlagsrechnung? Nicht zwischen Rechnung und Zahlung. Zwischen bestandenem Test und Rechnung.

Die zweite Zahl ist in Ihrem Bericht aufgeführt. Die erste ist nirgendwo zu finden, und genau deshalb steigt sie an.

Ihr DSO steht im Board-Deck. Die Lücke vor der Rechnung steht nirgends, also wächst sie mit jedem neuen AE.

Ihre DSO steht in jedem Monatsbericht. Die Tage zwischen Entladung und Rechnung stehen nirgends, und deshalb wachsen sie still.

Ihr DSO steht im Monatsreport. Abgenommene, aber nicht fakturierte Arbeit steht nirgends, deshalb wächst sie.

Ihre DSO steht im Monatsbericht. Die Tage vor der Abschlagsrechnung stehen in keinem ERP-Bericht, und deshalb wachsen sie.

Ich möchte eine Bestandsaufnahme meines Rechnungsflusses

30 Min. · Senior Consultant · keine Präsentation

Ihr Debitorenbericht beginnt ab dem Rechnungsdatum zu zählen

Ihre DSO-Uhr startet erst am Rechnungsdatum

Ihre DSO beginnt am Rechnungsdatum, nicht bei der Entladung

Ihre Debitorenliste zählt ab der Rechnung, nicht ab dem Go-live

Ihre Debitorenliste zählt erst ab der Abschlagsrechnung

Außerhalb des Messbereichs

Damit ist die Hälfte Ihrer Cash-Konversion für das einzige Instrument, das Ihnen hierfür zur Verfügung steht, unsichtbar geworden.

Der Mechanismus

Die Abnahme ist im ERP-System oder in der Projektverwaltung erfasst. Die Rechnung ist in der Buchhaltungssoftware erfasst. Zwischen diesen beiden Systemen gibt es keine Verbindung, sondern lediglich eine Person, die dafür nicht bezahlt wird.

Der Deal lebt in HubSpot oder Salesforce. Die Rechnung lebt in Chargebee, Stripe oder DATEV. Dazwischen gibt es keine Schnittstelle, nur eine Kollegin aus Finance, die Deals neben dem Monatsabschluss abtippt.

Die Fahrt lebt in Ihrem TMS. Die Rechnung lebt in der Buchhaltung. Dazwischen gibt es keine Schnittstelle, sondern einen Disponenten mit einem Stapel CMRs, den er nach Feierabend abarbeitet.

Die Stunden liegen in Jira und in der Zeiterfassung. Die Rechnung entsteht in der Buchhaltung. Dazwischen gibt es keine Schnittstelle, nur einen Projektleiter, der freitags Exporte abgleicht.

Mehraufwand bei der Inbetriebnahme steht im ERP als Stunden auf der Auftragsnummer. Die Rechnung steht in der Buchhaltung. Dazwischen liegt die Excel-Liste des Projektleiters, und Fakturieren ist nicht seine Aufgabe.

Der Projektleiter ist bereits beim nächsten Kunden. Die Finanzabteilung wartet auf die Stundenaufstellung, das Abnahmedokument oder den unterzeichneten Beleg. Niemand bemerkt, dass ein abgewickelter Auftrag in diesem Monat nicht in Rechnung gestellt wurde, denn es wird kein Alarm ausgelöst, wenn etwas nicht geschieht.

Der AE hat das Upsell von 40 auf 65 Seats schon in Slack gefeiert und jagt den nächsten Deal. Finance wartet auf das unterschriebene Amendment und das richtige Startdatum. Niemand merkt, dass die zusätzlichen Seats diesen Monat nicht berechnet wurden, denn eine fehlende Rechnung löst keinen Alarm aus.

Der Fahrer ist schon unterwegs nach Duisburg zur nächsten Ladung. Die Buchhaltung wartet auf den quittierten CMR und die Erfassung von drei Standstunden am Verteilzentrum. Niemand merkt, dass diese Standzeit nie berechnet wird, denn bei etwas, das nicht passiert, geht kein Alarm los.

Der Projektleiter sitzt schon im Kick-off des nächsten Projekts. Die Buchhaltung wartet auf die Abnahme durch den Product Owner des Kunden. Niemand bemerkt, dass vierzig Stunden aus einem Change Request diesen Monat nicht berechnet wurden, denn bei etwas, das nicht passiert, geht kein Alarm los.

Ihr Servicetechniker fährt schon zur nächsten Störung bei Stuttgart. Der unterschriebene Servicebericht mit Reisestunden und getauschtem Lager liegt noch in seinem Transporter. Die Buchhaltung sieht nichts, denn ein nicht fakturierter Serviceeinsatz hinterlässt keine Spur in den Monatszahlen.

Technische Zeichnung mit Maßlinien und Schnitten auf blauem Papier

Berechnen Sie die Kosten anhand Ihrer eigenen Zahlen

365: Teilen Sie Ihren Jahresumsatz durch 365. Der Nenner beträgt 365 Kalendertage, nicht Arbeitstage, und dieser Nenner bleibt während der gesamten Berechnung unverändert.

Bei einem Jahresumsatz von vier Millionen Euro entspricht dies einem Tagesumsatz von etwa 10.960 Euro. Liegen zwischen der Lieferung und der Rechnungsstellung durchschnittlich neun Tage, so sind das neunmal 10.960, also etwa 98.600 Euro, die sich dauerhaft bei Ihren Kunden befinden, anstatt bei Ihnen. Dieser Betrag wandert lediglich mit.

Bei 6 Millionen Euro ARR fakturieren Sie im Schnitt rund 16.440 Euro pro Tag. Liegen zwölf Tage zwischen Closed-won oder Verlängerung und Rechnung, bleiben zwölf mal 16.440, etwa 197.000 Euro, dauerhaft bei Ihren Kunden. Bei einem Burn von 250.000 Euro im Monat sind das gut drei Wochen Runway, die nur mitwandern.

Ein Transportunternehmen mit vierzig Zugmaschinen und sechs Millionen Euro Jahresumsatz fährt rund 16.440 Euro Fracht pro Tag. Liegen im Schnitt zwölf Tage zwischen Entladung und Rechnung, stehen zwölf mal 16.440, rund 197.000 Euro, dauerhaft bei Ihren Verladern statt auf Ihrem Konto. Dieser Betrag wandert nur mit.

Ein Dienstleister mit 60 Mitarbeitenden und sechs Millionen Euro Jahresumsatz erwirtschaftet rund 16.440 Euro pro Tag. Liegen im Schnitt zwölf Tage zwischen Abnahme und Rechnung, stehen zwölf mal 16.440, etwa 197.000 Euro, dauerhaft bei Ihren Kunden. Dieser Betrag wächst nur mit.

Bei 24 Millionen Euro Jahresumsatz sind das rund 65.750 Euro pro Tag. Vergehen im Schnitt fünfzehn Tage zwischen Abnahme und Abschlagsrechnung, dann liegen fünfzehn mal 65.750, also rund 986.000 Euro, dauerhaft bei Ihren Kunden. Diesen Betrag finanzieren Sie vor, Monat für Monat.

Die Kosten zweiter Ordnung

Gebundenes Betriebskapital ist Betriebskapital, das Sie nicht in Lagerbestände, in einen Ingenieur oder in eine Marktchance investieren. Und dieses Muster hält an, da es nicht in der Stellenbeschreibung eines Einzelnen verankert ist. Große Kunden verlängern ihre Zahlungsfristen einseitig, und das bemerkt man erst bei der Abrechnung, Wochen später.

Dieses Geld fließt nicht in einen weiteren AE, Ihren Markteintritt in Deutschland oder einen längeren Runway bis zur Series B. Das Muster bleibt, weil es genau zwischen RevOps und Finance liegt. Enterprise-Kunden verschieben Sie über ihre Einkaufsbedingungen still von 30 auf 60 Tage, und Sie sehen es erst beim Monatsabschluss, Wochen später.

Geld, das bei Verladern festsitzt, fehlt für die Anzahlung einer neuen Zugmaschine oder zwei neue Fahrer. Das Muster bleibt, weil es in keiner Stellenbeschreibung steht. Und das Zentrallager eines großen Händlers verlängert sein Zahlungsziel einseitig von dreißig auf sechzig Tage. Das sehen Sie erst beim Ausziffern, Wochen später.

Gebundenes Working Capital fehlt Ihnen für einen weiteren Senior-Entwickler oder ein mutiges Festpreisangebot. Das Muster bleibt, weil es in keiner Stellenbeschreibung steht. Und ausgerechnet Ihr größter Kunde verlängert über seinen Einkauf das Zahlungsziel auf sechzig Tage. Das merken Sie erst beim Ausgleichen der Posten, Wochen später.

Dieses Geld fehlt für die Anzahlung auf einen Servoantrieb mit sechs Monaten Lieferzeit oder für einen zweiten Konstrukteur im nächsten Projekt. Es steht in keiner Stellenbeschreibung, also bleibt es liegen. Und wenn der Einkauf eines deutschen Konzerns das Zahlungsziel still von dreißig auf neunzig Tage schiebt, merken Sie das erst beim Ausgleich der offenen Posten.

Das Rechenbeispiel verwendet fiktive Eingabewerte, um die Methode zu veranschaulichen. Es handelt sich um unsere Schätzung, nicht um einen gemessenen Standard.

[ Vier Fragen ]

Vier Fragen

  1. Wie viele Tage liegen bei Ihren letzten fünfzig Rechnungen durchschnittlich zwischen dem Fertigstellungsdatum und dem Rechnungsdatum, und kennen Sie diese Zahl bereits oder müssen Sie sie erst nachschlagen?

  2. Welcher Anteil Ihres ausstehenden Saldos entfällt auf drei Kunden, und handelt es sich dabei zufällig auch um Ihre drei umsatzstärksten Kunden?

  3. Wie viele Kunden zahlen regelmäßig später als in ihrem eigenen Vertrag festgelegt, und was geschieht bei Ihnen konkret am 31. Tag?

  4. Wer in Ihrem Unternehmen erhält derzeit eine Benachrichtigung, wenn sich herausstellt, dass ein ausgelieferter Auftrag am Monatsende noch nicht in Rechnung gestellt wurde?

Der Mitarbeiter wendet den PRAL-Zyklus auf Ihren Rechnungsfluss an

Wahrnehmen, Denken, Handeln, Lernen

Perceive liest abgeschlossene Aufträge oder Projektmeilensteine aus dem ERP-System oder der Projektverwaltung, offene Posten aus der Buchhaltungssoftware sowie die Buchungen auf den Kontoauszügen aus.

Reason ermittelt, was hätte in Rechnung gestellt werden müssen, gleicht Gutschriften mit offenen Posten ab und identifiziert Unstimmigkeiten.

Act erstellt Rechnungsentwürfe, plant die Mahnserie entsprechend der Vertragslaufzeit und verfasst einen Abgleichbericht, der ausschließlich die Ausnahmen enthält.

Learn, Ihre Korrekturen fließen in die Regeln ein, beispielsweise dass ein Kunde eine Bestellnummer auf der Rechnung verlangt oder dass ein anderer Kunde Zahlungen nur über sein eigenes Portal akzeptiert.

Learn, Ihre Korrekturen fließen in die Regeln zurück, etwa dass ein deutscher Kunde nur eine XRechnung akzeptiert oder ein Enterprise-Account jede Seat-Erweiterung erst mit neuer PO-Nummer bezahlt.

Learn: Ihre Korrekturen fließen in die Regeln zurück, etwa dass ein Verlader den CMR-Scan zu jeder Rechnungsposition verlangt oder ein deutscher Kunde den Mautzuschlag nur als eigene Position akzeptiert.

Learn: Ihre Korrekturen fließen in die Regeln zurück, etwa dass ein Kunde die Stunden je Epic aufgeschlüsselt sehen will oder Mehraufwand nur mit unterschriebenem Change Request im Anhang bezahlt.

Learn: Ihre Korrekturen fließen in die Regeln zurück. Ein Kunde zahlt die Schlussrate nur mit unterschriebenem Abnahmeprotokoll im Anhang, ein anderer will Ersatzteilrechnungen über SAP Ariba.

Zwei Personen sitzen vor einem Laptop; die eine erklärt der anderen etwas, auf dem Bildschirm ist ein Feld aus blauen Datenpunkten zu sehen

Die Autonomieleiter

Ohne Unterschrift wird hier kein Geld bewegt. In der Autonomiestufenleiter von Capgemini befindet sich die Vorbereitung auf Stufe 3, also den halbautonomen Betrieb, der mehrere Schritte über mehrere Systeme hinweg umfasst, wobei ein Mensch die Aufsicht führt und Ausnahmen bearbeitet.

Der Zahlungsvorgang selbst wird auf L2 zurückgestuft. Das Versenden einer Rechnung und die Abstimmung eines Buchungseintrags sind „Request-Approval“-Schritte, bei denen eine Person den Stapel abzeichnet. Gutschriften, Abbuchungen und die Einleitung eines Inkassoverfahrens sind „Mandatory Halt“-Schritte, die der Sachbearbeiter nicht umgehen kann. Capgemini schätzte für das Jahr 2025, dass etwa 15 Prozent der Prozesse auf L3 oder höher ablaufen. Dieser Workflow gehört nicht zu den Ausnahmen, die darüber liegen.

Zwei harte Grenzen

Den Mehrwertsteuersatz und die Behandlung innergemeinschaftlicher Lieferungen, einschließlich der Verlagerung der Steuerschuld, legt der Agent niemals selbst fest. Er wendet die von Ihnen festgelegten Regeln an und unterbricht den Vorgang bei jeder Abweichung. Jede Aktion wird mit Quelle, Begründung und Zeitstempel protokolliert, denn dieses Protokoll dient Ihnen als Nachweis gegenüber Ihrem Wirtschaftsprüfer und der Aufsichtsbehörde.

Woche 1: Ihre Aufgaben als Gesamtverantwortlicher

Sie ermitteln den Ausgangswert Ihrer Lücke bei der Rechnungsabwicklung anhand von fünfzig Rechnungen. Sie legen drei Werte fest: die akzeptable Fehlerquote bei einer Entwurfsrechnung, den Prozentsatz der Entwürfe, die Sie ohne Änderungen genehmigen, und den Schwellenwert, unterhalb dessen Sie wieder auf eine vollständig manuelle Prüfung zurückgreifen. Außerdem benennen Sie eine Person, die die Rechnungen unterzeichnet. Gartner geht davon aus, dass bis 2027 mehr als 40 Prozent der Agentic-Projekte aufgrund eines unklaren geschäftlichen Nutzens scheitern werden. Diese drei Zahlen sind Ihre Absicherung dagegen.

Capgemini, 2025. Gartner, 2025.

[ Nach Sektoren ]

Derselbe Arbeitsablauf, drei verschiedene Diagnosen

SaaS-Scale-up

Die Einheit ist der Vertrag, der Zeitrahmen ist der monatliche Abrechnungszyklus und das Instrument ist die Änderungsliste.

  1. 01 Ermitteln Sie, welcher Anteil Ihrer Vertragsänderungen, Upgrades, Lizenzerweiterungen und vorzeitigen Verlängerungen nicht im selben Abrechnungslauf in Rechnung gestellt wurde.
  2. 02 Lassen Sie den Sachbearbeiter bei jedem Durchlauf den Vertragsstand mit dem in Rechnung gestellten Stand vergleichen und lediglich die Differenz melden.
  3. 03 Lassen Sie ihn die anteilige Berechnung als Entwurf erstellen, wobei das Änderungsdatum als Quelle dient, und legen Sie diesen der Finanzabteilung zur Genehmigung vor.
  4. 04 Geben Sie eine einzelne Zahl ein, nämlich den Prozentsatz der Änderungen, die im Lauf desselben Monats berücksichtigt werden.
SaaS-Scale-up

Logistik

Die Einheit ist die Fahrt oder der Auftrag, die Zeitangabe erfolgt täglich, und das Instrument ist die Aufzeichnung der Zuschläge.

  1. 01 Ermitteln Sie, wie viele Euro für Wartezeiten, zusätzliche Stopps und Kraftstoffzuschläge Sie im vergangenen Monat pro hundert Fahrten nicht in Rechnung gestellt haben.
  2. 02 Lassen Sie den Disponenten täglich die durchgeführten Fahrten im TMS den erstellten Rechnungszeilen zuordnen.
  3. 03 Bitten Sie ihn, die fehlenden Zuschlagsregeln vorzulegen, zusammen mit den entsprechenden Belegen, einem Zeitstempel oder einem Scan.
  4. 04 Legen Sie eine strenge Frist fest: Ein Auftrag, für den nach zehn Tagen noch keine Rechnungszeile vorliegt, wird an die Planung und nicht an die Finanzabteilung weitergeleitet.
  5. 05 Orientieren Sie sich an den Umsatzverlusten pro hundert Fahrten und nicht an der Bearbeitungszeit der Rechnungen.
Logistik

Maschinenbau

Die Einheit ist der Zeitrahmen im Projekt, die Uhr ist der Meilenstein und das Instrument ist das Abnahmeprotokoll.

  1. 01 Ermitteln Sie für jedes laufende Projekt, wie viele Tage zwischen der unterzeichneten Abnahme und der Teilrechnung liegen.
  2. 02 Bitten Sie den Sachbearbeiter, die Annahmedokumente den im Vertrag festgelegten Fristenplänen zuzuordnen und die fehlenden Unterschriften aufzuführen.
  3. 03 Lassen Sie ihn bei vollständiger Abnahme die Teilrechnung erstellen – einschließlich der korrekten Umsatzsteuerbehandlung beim Export – und diese dem Projektleiter und der Finanzabteilung vorlegen.
  4. 04 Orientieren Sie sich pro Projekt an den Tagen zwischen Annahme und Rechnungsstellung, nicht am gesamten Debitorensaldo.
Maschinenbau
Ein Porträt, zusammengesetzt aus Spiegelscherben, wobei jede Scherbe ein eigenes Fragment darstellt
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Ohne diese kaufen Sie eine Lösung für den offensichtlichsten Teil des Problems.

Bevor Sie dieses Produkt verwenden

Bitte lesen Sie dies zuerst, da die nachstehende Anleitung sowohl personenbezogene Daten als auch Finanzdaten betrifft. Führen Sie dies in einem Geschäftskonto durch, niemals in einem Privatkundenkonto, und schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrem Modellanbieter ab, bevor Sie echte Daten einfügen. Informieren Sie sich, in welcher Region die Verarbeitung stattfindet. Anonymisieren Sie die Daten vor dem Einfügen, entfernen Sie Kundennamen, IBANs, Ansprechpartner und Adressen und ersetzen Sie diese durch „Kunde A“, „Kunde B“. Datumsangaben und Beträge reichen aus. Ihre DSGVO-Verpflichtung deckt sich hier mit einer Vorschrift, die Sie ohnehin bereits einhalten: der siebenjährigen steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht für Ihre Unterlagen. Diese Aufbewahrungspflicht gilt für Ihre Buchhaltung, nicht für einen Chatverlauf bei einem Modell-Anbieter. Legen Sie daher fest, wie lange dieser Austausch aufbewahrt wird und wer Einsicht darin nehmen darf. Und legen Sie bereits jetzt fest, wer das Gespräch beendet und übernimmt, falls sich ein Ergebnis ergibt, das Sie nicht erklären können.

Je bent mijn financieel analist. Ik plak hieronder 30 recente facturen als tabel met vier kolommen: opleverdatum, factuurdatum, vervaldatum, betaaldatum. Alle klantnamen zijn vervangen door Klant A tot Klant Z. Doe exact dit, in deze volgorde.

1. Bereken per factuur twee vertragingen: (a) oplevering naar factuur, in dagen, (b) vervaldatum naar betaling, in dagen. Toon de mediaan en het hoogste kwartiel van beide.
2. Vertel me welke van de twee het grootste deel van de totale doorlooptijd verklaart. Geef het percentage.
3. Groepeer per klant en noem de drie klanten met de hoogste som van (bedrag maal dagen te laat). Noem dat bedrag in euro-dagen.
4. Geef per bevinding aan of ze wijst op een intern proces of op klantgedrag. Onderbouw dat met de data, niet met een aanname.
5. Sluit af met de drie meetpunten die ik maandelijks moet volgen om te zien of dit verbetert. Maximaal een regel per meetpunt.

Vraag geen aanvullende gegevens en verzin geen getallen. Als een datum ontbreekt, sluit die factuur uit en meld hoeveel je hebt uitgesloten.

Wo dies endet

Dieser Faktor ist nicht überall relevant. Unsere Faustregel – kein festgelegter Standard – lautet: Bei weniger als etwa fünfzig Rechnungen pro Monat lassen sich die Einrichtungskosten nicht decken, und eine klare Vereinbarung im Team ist kostengünstiger. Er ist auch nicht relevant, wenn jede Rechnung verhandelt wird, denn dann stellen Sie keinen Prozess, sondern eine Geschäftsbeziehung in Rechnung. Er ist ganz sicher fehl am Platz, wenn der Zeitpunkt der Übergabe nirgends festgehalten wird; dann fehlt dem Agenten der „Perceive“-Schritt, und man baut eine Maschine auf ein Loch. Und wenn man Kunden zahlen lässt, weil sie die Qualität anzweifeln, verschärft ein Agent, der ordentlich Mahnungen versendet, den Konflikt. Das ist kein Problem mit ausstehenden Forderungen.

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Ich würde gerne gemeinsam mit Ihnen herausfinden, wo Ihr Geld bleibt.

Ich messe mit Ihnen, wie viel Runway Ihre Faktura bindet.

Gern messe ich mit Ihnen, wo Ihr Frachtgeld stecken bleibt.

Ich messe gern mit Ihnen, wo Ihre abgenommene Arbeit hängt.

Ich messe gern, wie viel Geld in Ihren Maschinen feststeckt.

Vereinbaren Sie einen Termin und bringen Sie Ihre letzten fünfzig Rechnungen mit.

Buchen Sie ein Gespräch mit den letzten fünfzig Closed-won-Deals im CRM.

Buchen Sie ein Gespräch mit Ihren letzten fünfzig Fahrten samt CMR.

Buchen Sie ein Gespräch, bringen Sie Ihren Stundenexport des Quartals mit.

Bringen Sie zum Gespräch zwanzig Abnahmeprotokolle samt Rechnungen mit.

Ich möchte eine Bestandsaufnahme meines Rechnungsflusses

30 Min. · Senior Consultant · keine Präsentation